专业的岗位工作分析怎么做？不是业务专家的培训人员都应该看看

4月16日，我们推送了《适合开发学习地图的岗位，必须满足这四个条件！》，讲述了开发学习地图前的准备工作。今天我们来详细聊聊，学习地图制作中最关键的一步——工作分析。

在这个环节中，我们需要对岗位的工作职能、任务、流程、胜任标准、核心能力和必备知识技能等方面进行分析，过程中可以输出岗位分析表、胜任标准表等重量级内容。

这不仅是开发学习地图的关键，更是设计培训体系、开展人才培养项目的基础。

看到这里，或许有人会问——如果培训工作者不是业务专家，怎么做出专业的岗位工作分析呢？

在给出具体的答案之前，我们先来看第一个问题。

01 当我们开展岗位工作分析，我们要分析什么？

工作分析的核心内容，包括以下几个方面：

岗位下有多少工作职责；每个工作职责下，有多少工作任务；每个工作任务下面又有多少工作步骤；每个工作步骤下又需要多少个工作动作。

在学习地图阶段，我们做到工作步骤层面就够了。但在具体开发课程的时候，考虑工作动作可以帮助我们有计划地逐步升级，也能让整个工作分析过程更加的具象和高效。

回到文章开头的问题，那么如果培训工作者不是岗位专家，怎么做出专业的岗位工作分析呢？

建议借助工作坊的形式，由引导专家与业务专家共同参与。关于如何选择业务专家，之前的文章中给过一些标准。学习地图工作坊不同于一般的小组讨论，它采用引导式的结构化头脑风暴。

或许有人会质疑，不就是做一下岗位分析嘛，有必要搞得这么大张旗鼓、“劳民伤财”吗？事实证明，真的有必要。

因为这是我们从过往的工作坊组织形式中总结出来的经验——无论专业水平多牛，管理层级多高，很少有人能把本岗位的工作内容非常精准、恰如其分地表述出来。

业务专家、国家标准的撰写者，甚至拿国务院特种专家津贴的这类专家，都不敢夸下这个海口。

原因何在？大家看这张图，可以发现，在我们的大脑中，工作任务的分布是很凌乱的，没有一点章法，我们要用工作分析的方法把它有规律地排列出来。

这张表就是我们进行工作任务分析后，得出的表格样例。

通常来说，经过头脑风暴后，我们会为每个岗位确定6-12条职责，分解出40-125个工作任务，将其按照业务流程的PDCA进行排序。

02 如何识别关键任务？三个维度帮你判断！

面对几十条工作任务，全部做拆解分析，工作量未免太大。所以，我们通常会对工作任务进行筛选。

那么如何识别关键任务呢？一般可以通过频繁度、重要度、难度三个维度来判断。

首先是频繁度。频繁度是指某个任务在工作中出现的频繁程度——是每年一次，每季度一次，还是每个月、每周、甚至每天都做？

针对频繁度，我们可以对工作任务进行打分。国外的评分标准是这样的：非常频繁打5分，非常不频繁打1分，频繁打4分，不频繁打2分，一般打3分。

这个评分标准比较模糊，所以我们实操中会进一步细化：比如“一年做一次”打1分，“每个季度做”打2分，“每个月做”打3分，“每周做”打4分；“每天做”打5分。

第二是重要度。重要度指某一项工作对于最终绩效完成的重要性。我们也是按照1分到5分的标准进行打分，分别代表“特别不重要”到“特别重要”。

第三是难度。难度指由新人完成该项任务时，学习的困难程度是多少。打分标准与重要度和频繁度一样。

根据以上三个维度，对每一项工作任务打分，三个维度的分数之和，就是该项工作任务的最终得分。通常来讲，我们选择总分数排行前15%的工作任务，作为关键工作任务。

在这里需要注意一点，在打分过程中，不要出现三个维度全部5分，或三个维度全部1分的情况，“三高”和“三低”情况都会干扰判断。

03 如何从关键任务导出知识技能清单？

找到关键工作任务后，我们再继续拆分对应的工作步骤，找到胜任标准、需要应用的工具和方法，从而导出必备知识技能。

在梳理必备知识技能时，需要注意技能的颗粒度。

举个例子，通过某个任务倒推出对应的职业技能，其中有一项是 “有效沟通”。这的确是一项知识技能，表面上看没有任何问题，但是在实际培训中，想要把“有效沟通”讲透彻，三天三夜也不够用。

这就需要我们做进一步分析，分析他在实际的工作中是否真的需要掌握这项技能的所有内容，如果他的工作，握电话沟通技巧和邮件发送技巧就已足够，那他则省去了大量的学习精力和时间成本。

所以，“有效沟通”在一定程度上就不适合写成一个知识技能，修改为“电话沟通技巧”或者“邮件发送技巧更为准确”。

另外，员工在入岗前就应该具备的技能，不需要写进知识技能清单。因为它们是我们在入岗前固有的，并不是我们即将通过学习和训练要新增的，如果把它们也增添为“候选名单”，只会让我们的分析工作变得更加复杂和繁琐。

在这里，给大家提供一个知识技能清单的模型。我们可以按照岗位所需要的专业知识技能、行业知识技能、企业知识技能三个维度进行拆分，然后进行相关技能的合并、分类、分析。

到这里，岗位工作分析就全部完成了。然后，从必备知识技能清单导出到学习目标，找到学习主题，规划学习方式、评估方式，然后做学习内容的排序，一张学习地图就“横空出世”了。